Przewodniczącym spotkania założycielskiego został Karol Mac, radny w Gminie Turek, mieszkaniec Szadowa, protokolantem - Marta Jachimowska, z Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych Związku Młodzieży Wiejskiej w Turku, która przedstawiła propozycję statutu dla formującej się organizacji oraz jej podstawowe zasady funkcjonowania.

– Stowarzyszenie zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym jeśli nie prowadzi działalności gospodarczej oraz nie zatrudnia pracowników jest organizacją non profit, co oznacza, że wszystkie pozyskane finanse wydaje na cele statutowe w ramach swojej działalności. Wszyscy działają nieodpłatnie, na rzecz lokalnej społeczności – mówiła doradca ds. NGO.

W kolejnych punktach zebrania przyjęto jednogłośnie następujące uchwały: o powołaniu stowarzyszenia o nazwie „Szadowiacy”, przyjęciu statutu oraz Komitecie Założycielskim. W tajnym głosowaniu wybrano Zarząd i Komisję Rewizyjną. W składzie Zarządu znaleźli się: Arkadiusz Knapkiewicz - prezes, Zbigniew Nowinowski – wiceprezes, Wiesława Karbowa - skarbnik, Mariola Tyczka - sekretarz, Agnieszka Kustosz-Chrostek – członek. Z kolei do składu Komisji Rewizyjnej wybrano: Zbigniewa Kroczewskiego, Helenę Mac oraz Krzysztofa Będkowskiego.

Ustalono również wysokość składki członkowskiej oraz omówiono plany na najbliższe działania m.in. związane z remontem remizy OSP w Szadowie Pańskim, gdzie mieścić się będzie siedziba „Szadowiaków”.