Program do obiegu dokumentów - jak lepiej zarządzać procesami w firmie?
Zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie jest sporym wyzwaniem, zwłaszcza gdy musisz zmierzyć się z licznymi dokumentami do przeanalizowania i wprowadzenia. Program do obiegu dokumentów w firmie może Ci pomóc, dlatego warto rozważyć inwestycję w platformę workflow. Zobacz, na przykładzie systemu do zarządzania dokumentacją firmową Vario, jak efektywnie zarządzać dokumentami i procesami, usprawniając jednocześnie ich obieg.
Jak poradzić sobie z dużą ilością dokumentów do przetworzenia?
Firmy generują dużą ilość dokumentów, co jest związane z procesami produkcji, obsługi klienta, składaniem zamówień, przyjmowaniem i rozliczaniem zleceń, zarządzaniem personelem, wypłatą wynagrodzeń i wieloma innymi. Im większa firma, tym więcej czasu i wysiłku trzeba włożyć w papierową archiwizację czy przepisywanie faktur. Można tego uniknąć za sprawą nowoczesnych programów do zarządzania dokumentami. Vario to jeden z programów do obiegu dokumentów w firmie, który wspiera:
-
wytwarzanie,
-
gromadzenie,
-
porządkowanie,
-
zespołowe wykorzystanie
dokumentów w wielu formatach. Osoby uprawnione do ich przeglądania czy edytowania mogą mieć wspólny dostęp do bazy, co znacznie ułatwia im zarządzanie procesami (workflow).
System workflow – sprawne zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie
Program do obiegu dokumentów, jeśli jest znany pracownikom i cieszy się ich sympatią oraz zaufaniem, zdecydowanie wpływa na automatyzację procesów biznesowych. System workflow daje szerokie możliwości w zakresie:
-
zarządzania procesami,
-
śledzenia postępów prac,
-
pełnego zarządzania dokumentami (np. elektroniczny obieg faktur).
Jeśli zaś chodzi o konkretne funkcje, jakie ma platforma workflow, dużo zależy od wybranego wariantu i pakietu. Jeśli chcesz maksymalnie dopasować ją do swoich potrzeb, skonsultuj się z firmą, która oferuje programy do odczytywania dokumentów i zyskaj odpowiedź na swoje pytanie – jaka opcja sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie. Pod uwagę brany jest charakter i skala działalności, indywidualne oczekiwania oraz budżet przeznaczony na tę inwestycję.
Wśród najbardziej cenionych funkcji jest:
-
modelowanie procesów w graficznym kreatorze,
-
wersjonowanie procesów,
-
ustalanie dowolnych warunków adresacji i wyświetlania,
-
powiązanie faktur z zamówieniem,
-
automatyzacja i wizualizacja obiegu,
-
eksport danych do systemów ERP.
Jeśli masz inne potrzeby możesz rozszerzyć program do obiegu dokumentów o dodatkowe elementy, które wpływają na efektywność pracy. Wśród nich jest np. skanowanie OCR umożliwiające przepisywanie, jak również ewidencjonowanie, zarządzanie korespondencją, ustawianie automatycznych wysyłek, wersjonowanie, kategoryzowanie czy analizowanie i gromadzenie danych.