Jak poradzić sobie z dużą ilością dokumentów do przetworzenia?

Firmy generują dużą ilość dokumentów, co jest związane z procesami produkcji, obsługi klienta, składaniem zamówień, przyjmowaniem i rozliczaniem zleceń, zarządzaniem personelem, wypłatą wynagrodzeń i wieloma innymi. Im większa firma, tym więcej czasu i wysiłku trzeba włożyć w papierową archiwizację czy przepisywanie faktur. Można tego uniknąć za sprawą nowoczesnych programów do zarządzania dokumentami. Vario to jeden z programów do obiegu dokumentów w firmie, który wspiera:

• wytwarzanie,

• gromadzenie,

• porządkowanie,

• zespołowe wykorzystanie

dokumentów w wielu formatach. Osoby uprawnione do ich przeglądania czy edytowania mogą mieć wspólny dostęp do bazy, co znacznie ułatwia im zarządzanie procesami (workflow).

System workflow – sprawne zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie

Program do obiegu dokumentów, jeśli jest znany pracownikom i cieszy się ich sympatią oraz zaufaniem, zdecydowanie wpływa na automatyzację procesów biznesowych. System workflow daje szerokie możliwości w zakresie:

• zarządzania procesami,

• śledzenia postępów prac,

• pełnego zarządzania dokumentami (np. elektroniczny obieg faktur).

Jeśli zaś chodzi o konkretne funkcje, jakie ma platforma workflow, dużo zależy od wybranego wariantu i pakietu. Jeśli chcesz maksymalnie dopasować ją do swoich potrzeb, skonsultuj się z firmą, która oferuje programy do odczytywania dokumentów i zyskaj odpowiedź na swoje pytanie – jaka opcja sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie. Pod uwagę brany jest charakter i skala działalności, indywidualne oczekiwania oraz budżet przeznaczony na tę inwestycję.

Wśród najbardziej cenionych funkcji jest:

• modelowanie procesów w graficznym kreatorze,

• wersjonowanie procesów,

• ustalanie dowolnych warunków adresacji i wyświetlania,

• powiązanie faktur z zamówieniem,

• automatyzacja i wizualizacja obiegu,

• eksport danych do systemów ERP.

Jeśli masz inne potrzeby możesz rozszerzyć program do obiegu dokumentów o dodatkowe elementy, które wpływają na efektywność pracy. Wśród nich jest np. skanowanie OCR umożliwiające przepisywanie, jak również ewidencjonowanie, zarządzanie korespondencją, ustawianie automatycznych wysyłek, wersjonowanie, kategoryzowanie czy analizowanie i gromadzenie danych.