Jeśli jednak Twoja firma ma do przekonwertowania tysiące dokumentów, niewłaściwe zarządzanie skanowaniem dokumentów może spowodować zmarnowanie zasobów i ujawnienie danych. Aby tego uniknąć, miej na uwadze opisane w artykule błędy!

Nieprzemyślenie systemu etykietowania

Jeśli Twoi pracownicy nie mogą szybko i bez wysiłku znaleźć dokumentów, oznacza to, że spędzają nadmiar czasu, który odciąga od ważniejszych zadań. Cyfrowy system zarządzania dokumentami jest użyteczny tylko wtedy, gdy pomaga zainteresowanym stronom, decydentom i pracownikom bez opóźnień znaleźć niezbędne informacje.

Chaotyczny system może mieć szkodliwy wpływ na Twój biznes, w tym na relacje z klientami. Instytucje finansowe doświadczyły tego z pierwszej ręki podczas kryzysu mieszkaniowego w 2008 r., a pracownicy banków stwierdzili, że źle zorganizowane dane sprawiają, że nie są przygotowani do pomocy swoim klientom.

Brak zlokalizowania krytycznych informacji może skutkować nie tylko utratą produktywności i klientów. Jeśli Twoja firma zostanie na przykład zaangażowana w proces sądowy i nie jest w stanie odzyskać dokumentów na żądanie, może to wiązać się z dodatkowymi kosztami i sporem sądowym.

Przechowywanie dokumentacji na miejscu

Przechowywanie dokumentów w tym samym budynku, w którym prowadzisz działalność, może wydawać się logiczne, ale jeśli Twoja firma nie ma sprzętu do zarządzania niezliczonymi protokołami bezpieczeństwa, narażasz się na problemy. Zewnętrzny partner działający w zakresie przechowywania dokumentacji papierowej może zaoszczędzić miejsce i chronić oryginalne dokumenty.

Firmy specjalizujące się w zarządzaniu rejestrami i informacjami dysponują zaawansowanymi funkcjami bezpieczeństwa danych elektronicznych i zaktualizowanymi systemami nadzoru, aby odpowiednio zapobiegać kradzieży danych.

Nawet w przypadku przechowywania poza siedzibą firmy właściwi specjaliści powinni być w stanie odzyskać dane na żądanie, szybko i bezpiecznie, tak aby nie było żadnych niedogodności ani przerw w działalności firmy.

Uruchamianie procesów skanowania we własnym zakresie

Współpraca z firmą zajmującą się skanowaniem dokumentów jaką jest PIKA jest bardziej opłacalna niż wewnętrzne podjęcie się tego zadania, zwłaszcza jeśli używasz przestarzałego sprzętu. Weź pod uwagę, że musiałbyś zainwestować w kosztowne narzędzia do skanowania i regularną konserwację tego sprzętu. Ponadto wewnętrzne procesy wymagają zatrudnienia lub przeszkolenia pracowników w zakresie korzystania ze sprzętu oraz kategoryzowania i przechowywania zeskanowanych dokumentów, kiedy mogą spędzać czas na bardziej produktywnych przedsięwzięciach.

Podsumowanie

Skanowanie ważnych i wrażliwych dokumentów we współpracy z firmą archiwizacyjną z pewnością będzie najlepszym rozwiązaniem. Jednocześnie całość będzie przebiegać w pełni pomyślenie przy zachowaniu wszelkich protokołów bezpieczeństwa.