Podstawowe zasady rozliczania paliwa w działalności gospodarczej

W rozliczaniu paliwa istotne jest przede wszystkim prawidłowe dokumentowanie każdego tankowania poprzez gromadzenie faktur VAT, które muszą zawierać pełne dane firmy oraz numer rejestracyjny pojazdu. Pamiętaj, że paragon fiskalny nie jest wystarczającym dowodem do pełnego odliczenia podatku VAT, zawsze proś o fakturę.

Przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 100% VAT od paliwa używanego wyłącznie do celów firmowych, natomiast w przypadku wykorzystania mieszanego (prywatno-służbowego) możliwe jest odliczenie jedynie 50% podatku.

Warto również wiedzieć, że kosztem uzyskania przychodu mogą być nie tylko wydatki na benzynę czy olej napędowy, ale również na gaz LPG, prąd do samochodów elektrycznych oraz inne materiały eksploatacyjne bezpośrednio związane z użytkowaniem pojazdu.

Polski system podatkowy wymaga także prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zwłaszcza w przypadku samochodów osobowych używanych do celów mieszanych. Dokument ten powinien zawierać datę jazdy, cel podróży, trasę, liczbę przejechanych kilometrów oraz informacje o stanie licznika. Rzetelne prowadzenie takiej dokumentacji może uchronić przedsiębiorcę przed problemami podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

Karty paliwowe. Narzędzie do rozliczania paliwa w firmie

Karty paliwowe stają się coraz popularniejszym narzędziem wśród przedsiębiorców, którzy chcą uprościć proces rozliczania paliwa w firmie. Działają one na zasadzie karty kredytowej, umożliwiając bezgotówkowe tankowanie na wybranych stacjach, a następnie otrzymanie zbiorczej faktury za wszystkie transakcje w danym okresie rozliczeniowym.

Takie rozwiązanie znacząco redukuje ilość dokumentów księgowych oraz upraszcza proces ewidencjonowania wydatków. Dodatkową zaletą kart paliwowych są często oferowane przez ich wydawców rabaty na paliwo oraz dodatkowe usługi, takie jak możliwość rozliczania przejazdów autostradami, myjni samochodowych czy zakupów sklepowych.

Aplikacje i księgowanie faktur

Wielu operatorów kart paliwowych udostępnia również platformy internetowe lub aplikacje mobilne, które pozwalają na bieżące monitorowanie wydatków, analizę zużycia paliwa oraz generowanie raportów pomocnych w optymalizacji kosztów transportu. Pamiętaj, że korzystanie z kart paliwowych wiąże się z koniecznością prawidłowego księgowania otrzymywanych faktur.

Z podatkowego punktu widzenia ważne, aby faktura zawierała wszystkie wymagane elementy, w tym numer rejestracyjny pojazdu oraz informacje o rodzaju i ilości zakupionego paliwa. Tylko wtedy przedsiębiorca będzie mógł prawidłowo rozliczyć VAT oraz zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu.

Częste błędy przy rozliczaniu paliwa

Powszechnym błędem jest niewłaściwe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu lub jej całkowity brak, szczególnie w przypadku samochodów zgłoszonych jako wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej.

Innym z błędów popełnianych przez przedsiębiorców jest nieodpowiednie dokumentowanie wydatków na paliwo. Należy pamiętać, że do odliczenia VAT niezbędna jest faktura zawierająca wszystkie wymagane elementy, w tym numer rejestracyjny pojazdu.

źródło: materiał prasowy nadesłany / sponsorowany