Uruchomienie nowoczesnego elektronicznego systemu kolejkowego, usprawniającego obsługę mieszkańców w Wydziale Komunikacji to kolejne z działań starostwa dotyczące poprawy jakości obsługi klientów rozszerzające możliwości kontaktowania się z urzędem drogą elektroniczną.

System oferuje m.in. następujące funkcje:
- wybór rodzaju sprawy na panelu dotykowym,
- wydruk biletu z numerem, ilością osób i przewidywanym, średnim czasem oczekiwania,
- podgląd stanu kolejki na monitorach zbiorczych wraz z przywołaniem głosowym,
- internetowy podgląd stanu kolejki,
- rezerwację kolejki przez stronę www,
- sprawdzenie statusu realizowanej sprawy.

System uzupełniono o moduł internetowego asystenta rejestracji pojazdów.

Zasada działania systemu kolejkowego jest bardzo prosta. Dzięki pobranemu z biletera biletowi z numerem, każda osoba bez kłopotu trafi na właściwe stanowisko, w zależności od sprawy, jaką ma do załatwienia. Informacja wywołująca daną osobę pojawi się na monitorze, a jednocześnie zostanie podana dźwiękowo.

System kolejkowy zaprogramowany jest na cztery usługi:
1) rejestracja pojazdów (A),
2) zgłoszenie sprzedaży, wtórniki, wyrejestrowania (B),
3) odbiór, zwrot zatrzymanych dowodów rejestracyjnych, wpisy hak, gaz, L (C),
4) prawa jazdy (D) oraz
5) internetowa rejestracja do kolejki -   rejestracja pojazdów (AI),
6) internetowa rejestracja do kolejki -   prawa jazdy (DI).

Klient wybiera rodzaj sprawy na panelu dotykowym. Po wyborze rodzaju sprawy drukowany jest bilet z numerem, ilością osób w kolejce i przewidywanym średnim czasem oczekiwania.

Informacje o stanie kolejki wyświetlane są również na monitorze, system zaś głosowo wywołuje kolejne numery, kierując jednocześnie do konkretnego stanowiska obsługi.

Na monitorach pomocniczych można sprawdzić aktualny stan obsługi klientów z wygenerowanymi już numerkami.

Osoby zarządzające systemem mogą na bieżąco reagować na płynność kolejki dostosowując ilość i rodzaj załatwianych spraw do aktualnego stanu osobowego wydziału.

Ciekawą formą usługi jest możliwość podglądu on-line stanu kolejki w urzędzie (ilość osób obsłużonych, ilość oczekujących, średni czas oczekiwania) na komputerze lub na telefonie.

Klient ma  możliwość zarezerwowania wizyty w urzędzie w określony dzień i na konkretną godzinę. Na stronie internetowej trzeba wybrać zakres tematyczny i wypełnić prosty formularz. Po chwili otrzymamy email z linkiem aktywacyjnym oraz numerem rezerwacji, z którym trzeba przyjść do Wydziału Komunikacji kilka minut przed zarezerwowaną wizytą. W terminalu potwierdza się swoją obecność poprzez wprowadzeniu numeru i odebranie biletu.

Kolejne udogodnienie - moduł internetowego asystenta rejestracji pojazdów pozwala w prosty sposób przygotować komplet dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia rejestracji, wyrejestrowania, lub wymiany jednego z dokumentów rejestracyjnych pojazdu.

Na kilku kolejnych ekranach klient zostanie poproszony o wprowadzenie danych opisujących rodzaj operacji rejestracyjnej której chce dokonać oraz danych rejestrowanego pojazdu.

Na podstawie tych danych automatycznie utworzony zostanie spis dokumentów które należy przygotować aby dokonać rejestracji, spis elementów które otrzymamy w wyniku rejestracji oraz wyliczone zostaną koszty rejestracji.

Finalnie możliwe będzie wydrukowanie:
- wniosku, odpowiednio wypełnionego wprowadzonymi danymi
- blankietu opłaty za rejestrację
- spisu dokumentów które należy zabrać ze sobą do urzędu.

Wszystkie opcje internetowe systemu dostępne są na stronie powiatu www.powiat.turek.pl. Należy kliknąć w poniższy baner, który znajduje się na głównej stronie serwisu.

Źródło: powiat.turek.pl